In einer zunehmend digitalen Welt wird die sichere Aufbewahrung und der schnelle Zugriff auf wichtige physische Dokumente immer entscheidender. Daher ist die Digitalisierung dieser Unterlagen und ihre sichere Speicherung als Dokumente online in der Cloud nicht nur für Notfallsituationen relevant, sie gestaltet auch den Alltag bequemer. Dieser Artikel beleuchtet, warum dieser scheinbare Mehraufwand zu einer deutlichen Erleichterung führen kann.
Wichtige Dokumente online ablegen
Selbst mit zunehmender Digitalisierung sind wir immer noch von Papierdokumenten umgeben. Wir haben Personalausweise, Führerscheine, Versicherungskarten, Zertifikate, Nachweise und vieles mehr. Diese Dokumente sind wichtig für unseren Alltag und unsere Existenz. Doch was passiert, wenn wir diese Dokumente gerade nicht zur Hand sind, wir sie verlieren oder sie uns gestohlen werden?
In diesem Fall sind wir in der Regel aufgeschmissen. Wir müssen eine Neuausstellung beantragen, was Zeit und Mühe kostet. Außerdem müssen wir dafür sorgen, dass wir in der Zwischenzeit ohne die wichtigen Dokumente auskommen.
Wenn du deine Dokumente online digitalisiert hast, hast du immer eine Kopie zur Hand, auch wenn du die Originale verlierst, beschädigst oder sie an einer zentralen Stelle sicher verwahren willst. Diese in einer Cloud zu digitalisieren und zu speichern, mag daher anfangs nach einem Mehraufwand klingen, doch die langfristigen Vorteile sind erheblich.
Die Digitalisierung deiner Unterlagen ist also nicht nur vernünftig, sondern auch der Schlüssel zu einem entspannteren Lebensstil. Denn im Zeitalter der Technologie ist der Papierkram nicht dein Boss – du bist es!
Warum Dokumente online digitalisieren Sinn macht
Es gibt viele Gründe, warum du deine wichtigsten Dokumente online digitalisieren solltest. Hier sind einige Hauptvorteile:
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- Standortunabhängiger Zugriff:
Digitale Kopien von essentiellen Dokumenten ermöglichen einen weltweiten Zugriff, insbesondere in Situationen, die eine schnelle Verfügbarkeit erfordern. - Einfache Weitergabe:
Digitale Dokumente können einfach geteilt oder per E-Mail versendet werden, was die Zusammenarbeit mit Ärzten, Behörden und anderen Institutionen erleichtert. - Zugriff in Notfällen:
Wenn du deine Dokumente online digitalisiert hast, kannst du in Notfällen schnell und einfach darauf zugreifen. Das ist wichtig, wenn du beispielsweise im Krankenhaus liegst, dein Haus abbrennt oder du auf Reisen bist und deine Dokumente verloren gehen. - Zeitersparnis:
Digitale Dokumente sind einfach zu finden und zu verwalten. Du kannst sie in Ordnern organisieren und mit anderen teilen, was den Zeitaufwand für die Suche erheblich reduziert.
- Standortunabhängiger Zugriff:
Welche Dokumente du online digitalisieren solltest
Nicht alle Dokumente sind gleich wichtig. Einige Dokumente sind für deinen Alltag oder deine Existenz unverzichtbar. Diese Dokumente solltest du unbedingt online digitalisieren:
Identitätsnachweise, vor allem dein Personalausweis, Reisepass und der Führerschein
Gesundheitsunterlagen wie deine Gesundheitskarte, Impfpass und andere für dich wichtige gesundheitliche Unterlagen (z.B. Allergikerausweis, Behindertenausweis, etc).
Finanzunterlagen, wie Bankkarten, Kreditkarten, Kontonummern, usw..
Bildungsnachweise wie Lebenslauf oder Zertifikate, die du bei bestimmten Anlässen zur Hand haben musst.
Reiseunterlagen, wie Hotelbuchungen, Visa, Flugtickets und Reiseversicherungen solltest du in jedem Fall online digitalisiert bei dir haben. Mehr hierzu findest du auch in dem Artikel „Alle Dokumente für einen Urlaub online und griffbereit haben„.
Familienunterlagen wie Geburts- und Heiratsurkunden, Meldenachweise oder Aufenthaltserlaubnisse werden oft nachgefragt und liegen einem nicht immer im Original vor. Auch hier lohnt es sich daher, eine digitale Kopie in deinem Online-Safe zu deponieren.
Tipp:
Orientiere dich bei der Digitalisierung deiner wichtigsten Dokumente am kostenlosen Inventar aus der keeyper Toolbox. In seinen über 175 Kategorien finden sich alle nur denkbaren Arten von Dokumenten. Nutze das keeyper-Inventar um deine wichtigsten Unterlagen zu inventarisieren und – falls nötig – digitale Kopien mit anzulegen. Damit hast du immer alles auf einen Blick und digital verfügbar!
So digitalisierst du deine Dokumente
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, deine Dokumente online zu digitalisieren. Du kannst sie mit einem Scanner einscannen, mit einer Smartphone-App fotografieren oder von deinem Computer aus hochladen.
Wenn du deine Dokumente mit einem Scanner einscannst, solltest du darauf achten, dass die Qualität der Scans gut ist. Die Dokumente sollten gut lesbar und frei von Beschädigungen sein.
Wenn du deine Dokumente mit einer Smartphone-App fotografierst, solltest du darauf achten, dass die Beleuchtung gut ist. Die Dokumente sollten gut sichtbar und frei von Schatten sein.
Wenn du deine Dokumente von deinem Computer aus hochlädst, solltest du sie in einem geeigneten Format speichern. PDF ist ein gängiges Format, das für die Archivierung von Dokumenten geeignet ist.
Eine genaue Anleitung zur Digitalisierung von Dokumenten findest du im Artikel „Dokumente digitalisieren und online organisieren„.
Wie du deine Dokumente online sicherst
Deine relevanten Dokumente sicherst du am besten in deiner Online-Cloud. Bei keeyper nennen wir diesen Bereich “Online-Safe”, da du sicher noch weitere, weniger relevante Daten auf deiner Cloud liegen hast, wie Fotos, Musik und andere Dateien, die du beruflich oder privat verwendest. Deine hier besprochenen wichtigsten Dokumente solltest du daher in einem klar benannten Ordner (z.B. “Privat”) ablegen, mit entsprechenden Unterordnern, z.B. “Persönliche Ausweisdokumente”, “Reisen”, “Finanzen”, … .
Durch die Kategorisierung und Verschlagwortung behältst du leichter den Überblick über alle wichtigen Unterlagen.
Dokumente online organisieren
Persönliche Dokumente im Online-Safe
Je nach Cloud-Anbieter kannst du dir im Anschluss bequem Verlinkungen auf deine Dokumente online oder Unterordner generieren und diese z.B. auf dem Startbildschirm deines Mobiltelefons/Tablets oder als Browser-Bookmark abspeichern und somit bei Bedarf schnell und direkt auf die benötigten Daten zugreifen. Hierzu solltest du deine Dokumente online natürlich sinnvoll benennen, mit eindeutigen Namen, damit du sie leicht wiederfindest und zuordnen kannst.
Regelmäßige Aktualisierung nicht vergessen
Auch der beste digitale Safe ist von wenig Hilfe, wenn die darin gespeicherten Dokumente nicht mehr relevant sind. Achte also darauf, immer die aktuellste Fassung deiner Dokumente in deinem Online Safe zu haben. Am einfachsten funktioniert dies, wenn du dir direkt angewöhnst, ein neues Dokument immer sofort einzuscannen. So hast du es immer griffbereit. Wenn du also das nächste Mal einen Brief öffnest oder aus einem Amt kommst – frage dich zuallererst, ob dieses Dokument für deine Dokumente online relevant sein könnte und halte es sofort digital fest. Mit der Zeit wird dir dies ganz natürlich von der Hand gehen, zusammen mit dem guten Gefühl, in fast allen Lebenslagen schnell agieren zu können.
Zusammenfassung
Die Digitalisierung essentieller Dokumente online ist nicht nur ein Schutz vor physischem Verlust, sondern auch ein Schritt in die moderne Lebensweise. Die Flexibilität, Sicherheit und Möglichkeit zur effizienten Zusammenarbeit machen den Aufwand lohnend und bieten die Grundlage für einen stressfreien und effizienten Lebensstil. Wenn du noch nicht alle deine wichtigen Dokumente online digitalisiert hast, solltest du damit so bald wie möglich beginnen. Es ist eine Investition, die sich lohnt.
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