Erinnerung zur Kündigung mit einem intelligentem Management von Abonnements: dein Skript für Abo-Kündigungen

Mit dieser Anleitung baust du dir ein Skript, welches  dich automatisch an Kündigungsfristen und Ablaufdaten von Verträgen erinnert. Der Artikel beleuchtet die Funktionsweise der Erinnerung zur Kündigung, zeigt Beispiele und betont die Vorteile wie Zeitersparnis und Vermeidung von  unnötigen Zahlungen. Wir erklären die, wie du das Skript selbst einrichten kannst und deinen Vertrags-Papierkram künftig spielend Organisierst.

Automatisierte Erinnerung zur Kündigung für Verträge mit Google Apps Script

Das Leben ist vollgepackt mit Terminen, Verpflichtungen und Dokumenten, die es im Blick zu behalten gilt. Die Herausforderung besteht nicht nur darin, den Überblick zu behalten, sondern auch sicherzustellen, dass du wichtige Dinge wie eine rechtzeitige Vertragskündigung oder die automatische Verlängerungen von Abonnements und anderen Verpflichtungen mit einer Kündigungsfrist nicht aus den Augen verlierst. Doch was wäre, wenn es einen einfachen und effizienten Weg gäbe, um sicherzustellen, dass du nie wieder eine automatische Verlängerung oder einen Kündigungstermin verpasst? Genau das ermöglicht dieses einfache, aber sehr hilfreiche Skript, das dir automatisiert und rechtzeitig Erinnerungen schickt, wenn es an der Zeit ist, deine Verträge zu überprüfen.

Was macht dieses Skript zur Erinnerung der Kündigung?

In einfachen Worten: Es ist dein persönlicher Assistent für die Vertragsverwaltung. Das Skript basiert auf Google Apps Script und nutzt ein von dir erstelltes Inventar in einem Google Sheet. Dort trägst du die relevanten Informationen zu deinen Verträgen ein – vom Vertragspartner über die Kündigungsfrist bis zum automatischen Erneuerungsdatum. Das Skript durchsucht regelmäßig dein Inventar und schickt dir automatisch eine E-Mail, sobald ein Vertrag kurz vor der Kündigungsfrist steht oder erneuert werden muss. Du kannst sogar die Vorlaufzeit für die Benachrichtigungen selbst festlegen.

Automatisierte Kündigungserinnerungs-Mail für Verträge

Automatisierte Mail zur Erinnerung der Kündigung von Verträgen

Welche Verträge in deinem Inventar kannst du mit diesem Skript steuern?

Die Anwendungsmöglichkeiten dieses Skripts sind vielfältig. Hier sind einige Beispiele, welche Arten von Verträgen du problemlos erfassen kannst:

  1. Abonnements und Daueraufträge:
    Vergiss nie wieder, ein Abonnement rechtzeitig zu kündigen oder einen Dauerauftrag zu überprüfen.
  2. Versicherungspolicen:
    Halte deine Versicherungen auf dem neuesten Stand, um im Ernstfall optimal geschützt zu sein.
  3. Mietverträge:
    Verpasse nie wieder die Kündigungsfrist für deine Wohnung oder dein Büro.
  4. Handyverträge:
    Nutze die Möglichkeit, rechtzeitig Tarife zu überprüfen und gegebenenfalls zu wechseln.
  5. Mitgliedschaften:
    Behalte den Überblick über deine Mitgliedschaften in Fitnessstudios, Vereinen oder anderen Organisationen.

Vorteile der Nutzung dieses Skripts

Mit diesem Skript steht dir ein mächtiges Werkzeug zur Verfügung, um deinen Alltag zu erleichtern. Nutze die Automatisierung, um deine Verträge im Blick zu behalten und sorge dafür, dass du dich nie wieder über verpasste Kündigungsfristen ärgern musst.
Hier die wichtigsten Vorteile auf einen Blick:

  • Zeitersparnis
    Schluss mit manuellem Überprüfen von Ablaufdaten. Das Skript erledigt dies automatisch für dich.
  • Vermeidung von Vertragsstrafen und unnötigen Zahlungen
    Entgehe ungewollte Vertragsverlängerungen oder mögliche Vertragsstrafen durch die rechtzeitige Kündigung deiner Verträge, Abonnements und Dienstverträgen.
  • Verbesserte Organisation
    Halte alle wichtigen Vertragsdetails an einem zentralen Ort fest und behalte den Überblick über ihre Gültigkeit.
  • Weniger Stress
    Keine Sorge mehr, Kündigungsfristen zu verpassen. Das Skript sorgt für rechtzeitige Erinnerungen und ermöglicht dir ein stressfreies Management deiner Verpflichtungen.

Warum Google Apps Script?

Mit Google Apps Script kannst du problemlos automatisierte Erinnerungen einrichten, dafür verbinden wir unterschiedliche Google-Dienste wie Gmail und Google Docs miteinander. Diese Funktion steht dir kostenlos zur Verfügung, da sie bereits in dein Google-Konto integriert ist. Durch die Erstellung von Skripten im „Script Editor“ kannst du Aufgaben automatisieren und nach deinen Bedürfnissen anpassen. In unserem Fall integrieren wir Gmail und Google Sheets, um Daten auszutauschen, ohne die Plattform zu verlassen. Unten findest du Anleitungen und Codeschnipsel, die dir dabei helfen. Einzig ein Google-Konto wird benötigt, um loszulegen. Es sei angemerkt, dass keeyper in diesem gesamten Prozess niemals auf deine Daten zugreift – sämtliche Abläufe finden ausschließlich in deinem eigenen „Google-Universum“ statt.

Sicherheit bei automatisierten Skripten

Google Apps Script ist eine effiziente und sichere Plattform. Die Skripte laufen auf geschützten Google-Servern und werden regelmäßig aktualisiert. Dennoch solltest du die Sicherheitsrisiken deiner Skripte im Auge behalten. Sei besonders vorsichtig, wenn du Skripte oder Add-ons von Dritten installierst, insbesondere wenn du den Inhalt nicht vollständig verstehst. In jedem Fall solltest du unbefugten Zugriff auf dein Google-Konto verhindern, da auch  deine Skripte darüber abgerufen und verändert werden können. Sicherheitstipps für Online-Konten findest du im Artikel Sicherheit in deinem Online-Safe: Darauf musst du achten.
Wie bei allen Maschinen, können automatisierte Skripte gelegentlich fehlerhaft sein. Auch bei unserem Erinnerungsskript können im schlimmsten Fall Fehlauslösungen oder Ladehemmungen auftreten, wenngleich dies in der Praxis sehr selten vorkommt.

Dies vorweggenommen, bietet dir die Kombination von keeyper und Google Apps Script eine benutzerfreundliche, kostenlose und wirkungsvolle Methode um automatisierte Erinnerungen und andere Funktionalitäten selbst zu verwalten. Dabei behältst du die volle Kontrolle über deine Daten.

Die Google App Script Umgebung

In dieser Anleitung führen wir dich chronologisch durch alle benötigten Schritte zur Erstellung deiner Apps. Falls du selber tiefer in Materie einsteigen möchtest, findest du eine detaillierte Beschreibung des Aufbaus und der Funktionsweise von Google App Sripts hier: https://developers.google.com/apps-script?hl=de

Auf die zentrale Oberfläche von Google Apps Script gelangst du über diese URL: https://script.google.com/home/start. Alternativ kannst du den Google Apps Script Editor auch direkt aus deinem keeyper-Inventar heraus aufrufen:

  1. Öffne das Google Sheet mit deinem keeyper-Inventar.
  2. Klicke auf Erweiterungen -> Apps Script im Menü.
  3. Der Google Apps Script-Editor öffnet sich in einem neuen Tab.

Schritt 1: Erinnerung der Kündigung im Inventar einstellen

Damit das Skript deine fälligen Kündigungserinnerungen verarbeiten kann, benötigt es eine Übersicht dieser Verträge und den dazugehörigen Kündigungsdaten. Das keeyper-Inventar bringt hierfür schon alle nötigen Angaben mit, Dank der engen Verzahnung aller Komponenten, musst nur die entsprechenden Angaben nur in dein Inventar eintragen, damit das Skript sie auswerten und dir Erinnerungsmails schicken kann. 

Noch kein keeyper-Inventar?
Im Grunde kannst du ein beliebiges Google Sheet-Dokument mit dem Skript verknüpfen, allerdings musst du es dann ggf. manuell anpassen. Wir raten dir daher, einen Blick auf die Anleitung zur Erstellung deines eigenen Inventars in Google Docs mithilfe der Vorlage aus der keeyper-Toolbox zu werfen.  Hier zeigen wir dir, wie du ein vollständiges, geordnetes und immer greifbares Inventar deiner wichtigsten Dokumente und Daten erstellst, das alle Bereiche deines täglichen Lebens abdeckt. 

keeyper Toolbox Inventar Dashboard

Erinnerung zur Kündigung in deinem keeyper-Inventar

Dies sind die Schritte, um Erinnerung zur Kündigung für deine Verträge, Abos, Mitgliedschaften und Versicherungen im Inventar zu erfassen:

  1. Öffne dein keeyper-Inventar in Google Sheets
  2. Im Sinn einer guten Übersichtlichkeit gibt es im Inventar eigene Tabs für Verträge, Abos, Mitgliedschaften und Versicherungen, in denen du deine jeweiligen Verträge anlegst und aktualisiert hältst.  Dein Erinnerungsskript wird in jedem dieser  Tabs nach fälligen Erinnerungsterminen suchen.
  3. Trage deine Dokumente ein, die du in jedem der Tabs  erfassen möchtest. Für die Erinnerungsfunktion sind lediglich die Spalten Anbieter, Erneuerung am, Kündigungsfrist in Wochen, Erinnerung und Erinnerung am relevant. Dennoch raten wir dir, die Dokumente möglichst vollständig und präzise zu erfassen, das erhöht den Nutzwert im Alltag.
  4. Der Prozess ist recht simpel: Das Skript durchsucht alle Einträge und reagiert darauf, ob in der Spalte Erinnerung ein „x“ als Markierung zur Ablauferinnerung gesetzt ist. Setzte also in diese Spalte ein „x“ für alle Verträge, zu denen du eine Erinnerungsmail zur Kündigung erhalten möchtest. Dafür muss natürlich das Erneuerungsdatum des jeweiligen Dokuments in der Spalte Erneuerung am eingetragen sein.
  5. Da die meisten Verträge einer Kündigungsfrist unterliegen, gibt es auch hierfür eine Spalte Kündigungsfrist in Wochen. Falls du keine Kündigungsfrist einsetzt, geht das Skript von einem Kündigungsvorlauf von 6 Wochen (45 Tagen) aus und trägt das Erinnerungsdatum entsprechend in der Spalte "Erinnerung am" ein. Du wirst also rund 6 Wochen vor dem Kündigungsdatum automatisch per E-Mail daran erinnert. Diese Vorlaufzeit sollte in den meisten Fällen reichen, sich rechtzeitig um die nötigen Schritte zu kümmern, z.B. eine schriftliche Kündigung auf den Weg zu bringen (Vorlagen hierfür findest du unter https://keeyper.com/vorlagen). Bei Bedarf kannst du das Datum zur Erinnerung der Kündigung beliebig per Hand überschreiben, bitte behalte dabei das Format TT/MM/JJ ein, damit das Skript das Datum korrekt lesen und interpretieren kann.

Hier eine Übersicht der Spalten zur Kündigungserinnerung, der Kündigungsfrist, dem Kündigungsdatum und dem Erinnerungsdatum: 

keeyper Inventar mit Kündigungserinnerung

Schritt 2: Erstellung des Skripts und der Erinnerungsmail zur Erinnerung der Kündigung

Nachdem du deine Dokumente eingetragen und markiert hast, sollte dein Google-Sheets in etwa so aussehen wie oben angezeigt. Im nächsten Schritt wird dieses Skript dafür sorgen, dir eine Erinnerung zur Kündigung zu schicken, wenn die im Inventar festgelegten Erinnerungstermine erreicht sind. Hierzu wird das Inventar täglich und vollautomatisch von Google Apps Scripts überprüft, du musst dich also um nichts mehr kümmern, sobald das Skript eingerichtet und getestet ist.

Erstelle dazu zunächst ein neues, leeres Skript in der Apps-Scrips- Konsole auf der Seite https://script.google.com/home/start. Falls du bisher noch keine Skripte (z.B. für die anderen Automatisierungs-Anleitungen der keeyper-Toolbox) angelegt hast, musst du zunächst einen beliebigen Namen für dein Projekt angeben: 

Neues Skript anlegen

Neues Projekt anlegen (falls noch keine Projekte vorhanden sind)

Neues Skript erstellen (falls bereits Projekte vorhanden sind)

In das neu generierte, komplett leere, Projekt kopierst du nun den Code aus dieser Text-Datei, oder per copy-paste aus dieser Box:

Nach dem Einfügen sollte es so aussehen: 

Was passiert hier genau?
Zeile 1 : Name der Funktion. Wir nennen sie sendReminderEmails, du kannst den Namen beliebig ändern.
Zeile 2 :sheetIdOrName: Hier trägst du die ID (oder den Namen) des Google Sheet-Dokuments, das du durchsuchen möchtest (also deines keeyper-Inventars), ein. Du findest diese ID in der URL-Zeile deines Browsers: Öffne dein Inventar in Google Sheets und kopiere die Zahlen/Nummern-Reihe, die in der URL vor /edit# steht, üblicherweise eine Kombination aus ca. 50 Buchstaben, Zeichen und Nummern:

Script zu Erinnerung von DokumentenAktualisierung: ID des Google-sheet

Dieser Teil der URL bildet die ID deines Google-Sheets

Zeile 3 : recipientEmail: Hier trägst du ein, an wen die Erinnerung-Mails gesendet werden sollen. Dies sollte deine eigene Adresse bei GMail sein.
Zeilen 5-22 : Dieser Code öffnet das angegebene Dokument und startet die Durchsuchung in allen Tabellenblättern, außer in „Dashboard“ um Doppelungsfehler zu vermeiden.
Zeilen 23-36: Diese Code-Teil bestimmt die Spaltennamen, nachdem wir suchen: Anbieter,Erneuerung am (also das Kündigungs- bzw. Erneuerungsdatum),Erinnerung (das eine Erinnerung für diesen Eintrag gesetzt ist) und Erinnerung am. Anschließend filtert das Skript nur die Einträge, für die x in der Spalte Erinnerung gesetzt wurde. 
Zeile 37 : const subject: Hier bestimmst du die Betreffzeile der E-Mails. Du kannst den Inhalt des Betreffs ändern oder ihn einfach so übernehmen.
Zeilen 38-39: Hier werden die Parameter für die Ermittlung des Empfängers (du selbst) und die Darstellung der Werte in der E-Mail bestimmt. Diesen Teil solltest du besser nicht verändern.
Zeile 40: const senderName: Hier bestimmst du den angezeigten Absender der E-Mails oder übernimmst „keeyper.com“, was beim späteren Suchen oder Filtern von Vorteil sein kann.
Zeile 41 : const const body: Text der E-Mail. Du kannst diesen (rot dargestellten) Text frei verändern und darin nach Wunsch auch HTML-Tags (wie <br> für Zeilenumbrüche) verwenden. Denk daran, du schreibst dir gerade selber eine E-Mail, also bitte immer recht freundlich 😉.
Zeilen 42-50 : Programmcode zur datumsgesteuerten Versendung der E-Mail. Das Skript prüft dabei, ob das aktuelle Datum mit dem weiter oben definierten Erinnerungsdatum (erinnerungAm) übereinstimmt. Falls ja wird die Mail verschickt.

Schritt 3: Aktivierung, Testlauf und Automatisierung des Skripts für die Erinnerung der Kündigung

Nachdem du das Skript gespeichert hast (z.B. als inventory-reminder.gs) kannst du es über das Symbol zum ersten Mal laufen lassen um eventuelle Fehler im Ablauf zu finden. Hierbei wirst du zunächst aufgefordert werden, das erstellte Projekt mit deinem Google-Konto zu verbinden (sofern es dein erstes ist) und auf die involvierten Dienste (in diesem Fall GMail und GDocs) zugreifen zu lassen. Dies passiert nach deiner Genehmigung automatisch. Google wird dich auch darauf Hinweisen, dass dies ein für Google unbekanntes Skript ist (logisch, du hast es ja selber erstellt), du musst daher aktiv bestätigen, dass du es in deinem Konto zulassen und nutzen willst:

Konto mit Google verknüpfen

Initiale Skript-Autorisierung. „keeyper.com scripts“ steht hierbei beispielhaft für den von dir gewählten Projektnamen

Warnhinweis vor der ersten Skript-Ausführung.

Sollte es Probleme mit dem Skript zur Erinnerung der Kündigung geben, wird dich ein rot hinterlegter Hinweis in der Box unter dem Skript darauf hinweisen. Eine erfolgreiche Ausführung des Skripts wird im Ausführungsprotokoll so aussehen:

Nachdem das Skript nun sauber läuft und gespeichert ist, bleibt uns nur noch Google anzuweisen, es regelmässig automatisch auszuführen. Hierzu hält Google Apps Scripts diverse Auslösemechanismen („trigger“) bereit, in diesem Fall nutzen wir die Zeitsteuerung:

  1. Klicke im Skript-Editor auf Trigger im linken Menü.
  2. Klicke auf die Schaltfläche Trigger hinzufügen in der unteren rechten Ecke.
  3. Wähle sendReminderEmails als auszuführende Funktion aus (bitte anpassen, falls du einen anderen Namen für die Funktion gewählt hast).
  4. Wähle Zeitgesteuert als Typ des Triggers aus.
  5. Wähle im letzten Schritt Tagestimer aus, damit das Skript täglich (z.B. um Mitternacht) läuft.
  6. Klicke auf Speichern.
Einen neuen Trigger in Google Apps Scripts erstellen

Damit ist das Skript einsatzbereit. Es wird jetzt gemäß dem von dir festgelegten Zeitplan ausgeführt und sendet dir vollautomatisch jedes Mal eine Erinnerungs-E-Mail, wenn ein im Inventar festgelegter Kündigungs-Termin erreicht wird.

Lust auf noch mehr Automatisierung?
Neben der Anleitung für automatisierte Kündigungserinnerungen für Verträge findest du in der keeyper-Toolbox auch Anleitungen zur „Automatisierte Erinnerung für Dokumenten-Erneuerung“ und zur „Erstellung eines ‚Dead man switch‘ mit Google Apps Script„. Auch hier kannst du ohne tiefgehende Programmierkenntnisse die passenden Skripte erstellen und innerhalb deines Google Kontos nutzen.

Zu den Anleitungen der keeyper Toolbox

Troubleshooting

Hinweis, wenn mit dem Skript etwas nicht stimmt
Wenn du der Anleitung Schritt für Schritt gefolgt bist, hast du bereits einen (erfolgreichen) Probelauf gemacht. Dennoch kann es sein, dass beim Ausführen der Skripte Probleme auftreten, meistens in Zusammenspiel mit der Triggereinstellung, oder, wenn du an der Datenbasis etwas veränderst, also z.B. die Spaltennamen in deinem Inventar änderst oder zusätzliche Spalten einfügst. Im Falle solcher Probleme schickt dir Google eine Warnmail, wie diese:

Fehlerwarnung für google Apps Scripts

Anhand der dort beschriebenen Fehler kannst du dich dann um die Behebung kümmern. Falls du damit nicht alleine weiterkommst, findest du ggf. im „Automatisierungen“-Channel der keeyper Community Hilfe oder Inspiration.

Viel Erfolg mit deinem neuen Erinnerungs-Skript für die Kündigung von Verträgen! 

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