DEIN DIGITALER / ONLINE-SAFE

Alles an einem Ort - und unter Kontrolle

Dein digitaler Safe fungiert als zentraler Ort, an dem du Daten verwaltest und auf dem neuesten Stand hältst. Egal ob als Online-Safe oder lokal gespeichert – hier hast du permanenten Zugriff auf Dokumente, Zugangsdaten, Nummern usw. Der Online-Safe wird so bald zu deinem treuen Begleiter im digitalen Alltag. Gleichzeitig bildet er die technische Basis deiner digitalen Vorsorge und gewährt zu einem von dir bestimmten Zeitpunkt ausgewählten Personen Zugriff auf von dir individuell freigegebene Daten und Dokumente.

WARUM EIN ONLINE-SAFE?

Die Optimierung des digitalen Alltags

Eine Online-Ablage mit System, die dich im täglichen Leben begleitet, alle Informationen für dich bereit hält und nebenbei noch deinen Digitalen Nachlass regelt.

Alles an einem Ort

Nie wieder suchen. Egal ob persönliche Dokumente, häufig genutzte Daten, Scans, Zugangsdaten, oder was auch immer dir lieb und wichtig ist - hier findest du es, logisch sortiert und immer aktuell.

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Hoher Alltagsnutzen

Entdecke #nonplexity:
Alle Bausteine deines Online-Safes sind aufeinander abgestimmt. Pragmatische Lifehacks, Anleitungen und Tipps helfen dir bei der Optimierung deines digitalen Alltags.

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Integrierbare Vorsorge

Auf Wunsch bestimmst du, wer, wan, wie und auf welche deiner Daten zugreifen darf. Zudem hilft der strukturierte Aufbau deines Safes deinen Hinterbliebenen die Orientierung, unterstützt durch keeyper-Care.

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INHALTE FÜR DEN ONLINE-SAFE

So baust du deinen persönlichen Online-Safe

Prinzipiell bist du in der Gestaltung deines Safes absolut frei und der Umfang wird sich vor allem danach richten, was du alles erfassen möchtest bzw. was für eine Erfassung in Frage kommt. Die keeyper toolbox gibt dir eine Übersicht der Dingen, die von Nutzern der keeyper-Plattform genutzt bzw. angelegt werden. Diese Liste wird ständig erweitert und durch praktische Tipps, Anleitungen und Diskussionen in der Community ergänzt.
Weiter unten findest du beispielhafte Konstellationen für die Gestaltung deines digitalen Safes. Alternativ kannst du von Grund auf beginnen und zunächst überlegen, wofür du deinen Safe verwenden möchtest.

Was gehört in deinen Online-Safe?

Dinge, die du häufig benutzt...

... weil du sie für private, geschäftliche oder administrative Zwecke benötigst. Beispiele hierfür könnten ein Scan deines Ausweises oder deines Reisepasses, deine Versichertenkarte, die man gerne mal zu Hause vergisst und dann unterwegs benötigt, oder ein Mitgliedsausweis sein, ohne den du in deinem Fitnessstudio vor verschlossenen Türen stehst.

Dinge, die du digital brauchst...

... wenn du z.B. eine Meldebestätigung, den Kita-Gutschein deiner Kinder oder andere Dokumente des täglichen Lebens schnell per E-Mail bereitstellen musst – und dann beginnt das große Suchen. Gewöhne dir an, solche Dinge immer direkt zu digitalisieren und in deinem Online-Safe abzulegen, damit du sie stets griffbereit hast.

Dinge, die du doppelt sichern willst...

Manche Dokumente erhält man in Papierform und heftet sie ganz klassisch ab. Bei wichtige Unterlagen, wie zum Beispiel einem Darlehensvertrag oder Lebensversicherung, ist eine doppelte Absicherung ratsam. Eine digitale Kopie in deinem Online-Safe, schützt diese Dokumente dauerhaft vor Verlust oder Zerstörung – beispielsweise im Falle eines Feuers.

Dinge, die du mit jemanden teilen möchtest...

Vielleicht möchtest du Informationen oder Dokumente für deine Angehörigen oder Geschäftspartner hinterlassen, damit sie im Notfall ohne größere Umstände darauf zugreifen können. Digitale Kopien von Testamenten, Vollmachten oder Geschäftsgeheimnissen, die du an einem sicheren Ort aufbewahrst, stellen sicher, dass deine wichtigen Daten nicht nur für dich, sondern auch für die von dir bestimmten Personen einfach und schnell verfügbar sind.

Dinge, die du kontrollieren möchtest...

Im Online-Safe bewahrst du alles auf, was du im Blick behalten möchtest – sei es Verträge mit Kündigungs- oder Erneuerungsfristen oder Dokumente, die regelmäßig aktualisiert werden müssen. Die keeyper-Toolbox stellt dir passende Werkzeuge zur Verfügung, um dich automatisch an die regelmäßige Überprüfung dieser Dokumente zu erinnern. Damit behältst du stets den Überblick über wichtige Termine und alles bleibt aktuell.

Dinge, die du übergeben möchtest...

Fotos, Erinnerungen sowie persönliche Botschaften oder Videos, in denen du bedeutende Lebenserfahrungen, Ratschläge und Erinnerungen teilst, sind ideal für die Aufbewahrung in deinem Online-Safe. Die keeyper-Methode versorgt dich nicht nur mit der Anleitung zur Erstellung von Botschaften, sondern unterstützt auch deine Angehörigen dabei, diese leicht zu finden und zum passenden Anlass – sei es ein Geburtstag, eine Hochzeit oder andere besondere Momente – zu öffnen.

BESTANDTEILE DES ONLINE-SAFES

Inventar

Das Inventar bildet das Kernstück deines digitalen Safes. Einmal eingerichtet (die Anleitungen dazu findest du hier), wirst du es mitunter täglich nutzen und immer darauf zurückgreifen, wenn mal wieder eine Information zur Regelung deines digitalen Alltags benötigt wird.

Empfohlene Bestandteile:

Dokumente & Medien

In deinem Online-Safe speicherst du digitale Kopien wichtiger Dokumente. Damit hast du alles an einem Ort und bist für jeden Fall gut gewappnet:

Scans der wichtigsten Dokumente
Zusammenspiel Offline & Online
Notfallmappe/Notfallrucksack
Digitale Alltagshilfen
Management von Fotos & Medien
Dokumente im Urlaub

Digitale Vorsorge

Dokumente, Anleitungen und Botschaften die dir dabei helfen, Klarheit über deine Angelegenheiten zu schaffen, wenn du selbst nicht mehr in der Lage dazu bist gehören ebenfalls zu den Bestandteilen deines Online-Safes, z.B:

Rechtliche Verfügungen
Letzter Wille
Anleitungen
Botschaften / Videos
Vererbung von Nutzerkonten
Safe-Zugang für Hinterbliebene
Automatische Dokumentenlöschung
Orientierung von Hinterbliebenen

Nach all der harten Arbeit kommt nun der angenehme Teil: die tägliche Nutzung deines Safes, mit vielen praktischen Hilfen, um deinen digitalen Alltag zu ordnen und einfacher zu machen. So kannst du dich z.B. automatisch an die Kündigungstermine deiner Abos und Verträge erinnern lassen oder einen Hinweis erhalten, wenn deine Ausweisdokumente erneuert werden müssen. Das alles komplett in Eigenregie, kostenlos und mit der vollen Kontrolle über deine Daten!

ANWENDUNGSBEISPIELE ONLINE SAFE

Vorlagen für deine Safe-Zusammenstellung

Jede Lebenssituation ist einzigartig. Dennoch kann eine gewisse Orientierung, insbesondere zu Beginn, hilfreich sein. In dieser Sammlung findest du verschiedene Anwendungsbeispiele, die sich beliebig nach deinem Geschmack und Bedarf erweitern und anpassen lassen.
Alternativ dazu kannst du in unserem Bausteine-Konfigurator spielerisch herausfinden, welche keeyper-Elemente für dich relevant sind.

Basis-Aufbau

Neben allen anderen Dingen, die du in deiner Online-Cloud oder deinem Offline-Speicher liegen hast, solltest du einen klar benannten Ordner für deinen digitalen Safe erstellen.
Je nach Umfang deiner Safe-Inhalte erstellst du in diesem Ordner alle benötigten Unterordner um deinen Daten eine gute Struktur zu geben.
Es empfiehlt sich, ein Textdokument anzulegen, in dem die Inhalte und Struktur des Safes kurz umrissen sind. Du solltest es entsprechend benennen, z.B. Wo findet sich was oder Überblick
Als Herzstück der keeyper-Methode sollte das Inventar nicht in deinem Safe fehlen.
Die Digitalisierung deiner wichtigsten Unterlagen hilft dir sowohl im täglichen Leben wie in Notfallsituationen. Folge hierzu der Anleitung "Wichtige Dokumente digitalisieren und im Online-Safe ablegen".
Lege außerdem ein Tabellendokument mit der Auflistung deiner im digitalen Safe abgelegten Dokumente an und aktiviere die automatische Erinnerung zur Aktualisierung, um die Dokumente immer auf dem neusten Stand zu halten.

Online Safe: Demo in Google Drive

Die wichtigsten Alltagshelfer

Lege einen Ordner Notfalldokumente an und befülle ihn, wie im Artikel "So erstellst du eine Dokumentenmappe für den Notfall" beschrieben.
Im selben Zug legst du einen Ordner Dokumente für den Urlaub an und befüllst ihn, wie im Artikel "Alle Dokumente für einen Urlaub online und griffbereit haben" beschrieben.
Bring Ordnung und Sicherheit in deine Passwörter! Der Artikel Passwortmanager und Passwort-Schemata – die beste Lösung für dich weiß, wie das geht.

Familien-Versorger

Setze dir Termine und automatische Erinnerungen zur Überprüfung und Kündigung der Verträge und Abos, die du in deinem keeyper-Inventar angelegt hast.
Lege ein Dokument Dinge, die nur ich mache an und befülle es, wie in der Anleitung Finde und dokumentiere dein “Inselwissen" beschrieben.
Lege fest, unter welchen Umständen deine Angehörigen Zugriff auf deinen Online Safe erhalten sollen. Anregungen hierzu findest du in der Rubrik "Datenzugriff" und im Artikel "Was macht ein 'Dead man switch'?".

Organisations-Freaks

Lege einen Ordner Wertgegenstände an und befülle ihn mit Fotos und Angaben zu den Wertgegenständen, die du im Inventar aufgelistet hast.
Lege einen Ordner Verträge an und befülle ihn, wie im Artikel "Wichtige Dokumente digitalisieren und im Online-Safe ablegen" beschrieben.
Verwaltung deine erteilten Datei-Freigaben in einer Online-Tabelle, so wie in der Anleitung "So behältst du das Teilen von Dateien unter Kontrolle" beschrieben. Sie bietet eine praktische Lösung, um Ordnung und Kontrolle über das Teilen deiner digitalen Inhalte zu bewahren.

Vorsorger

Lege einen Ordner Vorsorge an.
Erstelle deine Patientenverfügung und andere wichtige Verfügungen, wie im Artikel "Verfügungen: So bestimmst du im Voraus" beschrieben.
Erstelle dein Testament und ergänze es mit einem Videotestament. Beides legst du als digitalen letzten Willen in deinem Online-Safe ab.
Abschiedsbotschaften an deine Hinterbliebenen legst du einem gesondertem Ordner Botschaften ab, nachdem du sie mithilfe der Anleitung "Abschiedsbotschaften erstellen und aufbewahren" formuliert und digitalisiert hast.

Alle Organisationshilfen für deinen Online Safe

Ratgeber, Artikel, Live-Hacks, Checklisten und Vorlagen. Praktische Anleitungen für deinen digitalen Alltag und Online-Vorsorge, ständig erweitert durch unser Team und die keeyper-Community.

Life hacks

Organisation und Ordnung für dein tägliches Leben.

So erstellst du dein Online-Inventar mit der keeyper-Methode:
Mit der keeyper-Methode erstellst du ein Offline-Inventar mit mehr als 175 Kategorien aus 7 Gruppen, die alle Bereiche des täglichen Lebens abdecken.
Digitaler Offline-Safe als Alternative zur Online-Cloud:
Wie du deine digitalen Daten sicher und effektiv verwalten kannst, unabhängig von deiner Online- oder Offline-Nutzung.
Wichtige Dokumente digitalisieren und im Online-Safe ablegen
Die Digitalisierung und sichere Speicherung in der Cloud deiner wichtigsten Unterlagen hilft dir sowohl im täglichen Leben wie in Notfallsituationen.
Vermögenswerte im Inventar: was muss alles rein?
Diese Checkliste hilft dir dabei, bei der Auflistung deiner Vermögenswerte nichts zu vergessen.
Dokumente digitalisieren und online organisieren
Dokumente und Post mit deinem Handy digitalisieren, bearbeiten, kategorisierst und sicher in der Cloud speichern.
Alle Dokumente für einen Urlaub online und griffbereit haben
In den Urlaub starten und alle wichtigen Dokumente digital dabei haben, systematisch organisieren und für alle Gegebenheiten gewappnet sein.
Sicherheit in deinem Online-Safe: Darauf musst du achten
Wie du die hochsensiblen Daten in deinem Online-Safe systematisch und effizient vor fremden Zugriffen schützt.
So behältst du das Teilen von Dateien unter Kontrolle
Die Verwaltung deiner erteilten Datei-Freigaben in einer Online-Tabelle bietet eine praktische Lösung, um Ordnung und Kontrolle über das Teilen deiner digitalen Inhalte zu bewahren.
Passwortmanager und Passwort-Schemata – die beste Lösung für dich
Password-Manager, Browserfunktionen oder ein eigenes Passwort-Schemata - die verschiedenen Optionen, Vorteile und Nachteile.
Eine Dokumentenmappe für den Notfall erstellen
Warum es wichtig ist, persönliche Dokumente und Verträge an einem sicheren Ort aufzubewahren und wie du eine effektive Dokumentenmappe oder einen Rucksack für den Notfall zusammenstellst.
Ein Dashboard deiner wichtigsten Dokumente
Das keeyper Dokumenten-Dashboard ist der Schlüssel um deine Dokumente digital zu verwalten und zur effizienten Organisation deiner digitalen Welt. Dieser Artikel zeigt dir, wie du dieses Dashboard erstellst und nutzt.
So behältst du deine Abos unter Kontrolle
Wie du Geldfallen bei Abos vermeiden kannst und deine Abos unter Kontrolle behältst.

Automatisierung

Kombiniere die Daten aus deinem Inventar für automatisierte Erinnerungen und Hinweise.

Automatisierte Checkliste zur Erstellung deines Online-Inventars
Durch die Automatisierung der keeyper-Checkliste baust du dir eine persönlich zugeschnittene Checkliste, die dich Schritt für Schritt durch deinen digitalen Bestand führt und dabei hilft, dein Online-Inventar nach der keeyper-Methode zu erstellen.
Was macht ein "Dead man switch"?
Eine automatisierte E-Mail wird egelmäßig überprüfen, ob du reagierst. Nach einem mehrstufigen Erinnerungsmodell bekommen im Ernstfall ausgewählten Personen Zugang zu deinem persönlichen Inventar.
Automatische Erinnerung zur Datenaktualisierung
Richte dir automatische Erinnerungsmails ein um dein Inventar immer aktuell und vollständig zu halten.
Automatisierte Erinnerung zur Kündigung von Abos und Verträgen
Auf Basis der Stichtage, die du in deinem keeyper Inventar notierst hast, schickst du dir automatische Erinnerung per E-Mail um deine Abos zu kündigen, bevor sie sich verlängern?
Automatische Erinnerung zur Erneuerung von persönlichen Dokumenten
Du baust dir ein Skript, das die Ablaufdaten deiner persönlichen Dokumente kontrolliert und dir rechtzeitig eine Erinnerung schickt, damit du die rechtzeitige Erneuerung nicht verpasst.

Vorsorge

Klarheit über deine Angelegenheiten, wenn du selbst nicht mehr in der Lage dazu bist.

Finde und dokumentiere dein “Inselwissen"
In Familien sind Aufgaben oft klar verteilt. Um in Krisensituationen vorbereitet zu sein, ist es entscheidend, die Dinge, um die nur du dich kümmerst, sorgfältig zu dokumentieren und regelmäßig zu aktualisieren.
Einen versteckten Ordner für geheime Dokumente einrichten
Wie du dir eine “geheimen Parallel-Cloud” einrichtest, die für die Außenwelt nicht sichtbar ist und auf der du Daten ablegst, die auch nach dem eigenen Ableben sicher bleiben bzw. automatisch gelöscht werden sollen.
Checkliste für den Todesfall
Schritt für Schritt alle notwendigen Aufgaben abarbeiten, ohne das Wesentliche aus den Augen zu verlieren.
Verfügungen und Vollmachten
Vollmachten ein wichtiges Instrument, um die eigene Selbstbestimmung und Handlungsfähigkeit auch in schwierigen Situationen zu erhalten.
Testament und letzter Wille
Was muss rein und worauf solltest du achten.
So erstellst du ein Videotestament
Ein Videotestament bietet eine moderne Ergänzung zum traditionellen schriftlichen Testament.
Vererbung von Online-Accounts im Falle von Tod oder Erkrankung
Was passiert eigentlich mit deinen Online-Accounts, wenn du plötzlich stirbst oder schwer erkrankst? Wie der Ablauf bei Google, Microsoft, Apple, Web.de, Dropbox, Meta/Facebook, Instagram, TikToc, WhatsApp, Twitter, Spotify und Netflix funktioniert.
Abschiedsbotschaften erstellen und aufbewahren
Wie du persönliche und würdevolle Botschaften schreiben oder auf Video festhalten kannst, aufbewahrst und den Empfängern post-mortem zukommen lässt.