FREIGABE VON ONLINE-DATEN

Deinen Online-Safe für andere freigeben

Mit den Anleitungen aus der keeyper Toolbox hast du die Grundlage geschaffen um dein digitales Leben zentral und effizient zu verwalten - herzlichen Glückwunsch! Diese große Hilfe im Alltag kann jedoch noch mehr: mit wenigen Handgriffen stellst du heute schon die Weichen zur Freigabe von Online-Daten. Hierbei gewährst du ausgewählten Personen zu ausgewählten Zeitpunkten oder Anlässen Zugriff auf deinen Online-Safe, oder nur Teilen davon. Wie diese Freigabe von Online-Daten genau funktioniert, erklären wir dir hier.

So behältst du die Kontrolle

Eine Freigabe von Online-Daten für andere Personen einzurichten ist heute kinderleicht. Es kann allerdings schnell zum Problem werden, wenn die falschen Personen Zugang zu deinen Daten bekommen. Das Risiko ist – besonders bei deinem Online-Safe aus der keeyper Toolbox – nicht zu verachten, schließlich liegt hier dein ganzes (digitales) Leben, sauber aufbereitet. Du solltest daher – neben dem generellen Zugangsschutz durch aktuelle Passwörter, 2-Wege-Authentifizierung, etc.- ganz genau überlegen, unter welchen Umständen du wem Zugang zu deinem Inventar oder den im Online-Safe gespeicherten Dokumenten und Daten geben möchtest.
In diesem Bereich der keeyper Toolbox behandeln wir die unterschiedlichen Optionen zur Freigabe von Online-Daten, was dabei zu beachten ist und wie du dabei vorgehen könntest.

So teilst du persönliche Daten

Es gibt unterschiedliche Wege, um dritten Personen Zugang zu deinen Daten zu ermöglichen. Prinzipiell ist hierbei zu unterscheiden, wem Zugriff gewährt wird, zu welchen Daten und zu welchem Zeitpunkt oder unter welchen Umständen. Die Kombination dieser Faktoren ergibt diverse individuelle Szenarien, die im Endeffekt auf zwei Arten des Teilens hinauslaufen:

Einfaches Teilen

Du willst deine Daten (generell oder in Teilen) zu jedem Zeitpunkt mit einer dir nahestehenden Person teilen. Dies ist der einfachste Fall und lässt sich problemlos mit den dafür vorgesehenen Funktionen deiner online-Cloud erledigen.

Zur Anleitung

Teilen mit Regeln

Du willst deine Daten erst zu einem bestimmten Zeitpunkt (z.B. bei Krankheit oder einem plötzlichen Versterben) für bestimmte Personen zugänglich machen und dabei ggf noch bestimmen, wer welchen Teil deines Online-Safes sehen darf.

Zur Anleitung

Lieber löschen statt teilen? Falls du Daten hast, auf die niemand außer dir Zugriff haben soll, auch nicht in einem Notfall oder nach deinem Ableben, findest du hier die passende Anleitung: Einen versteckten Ordner für geheime Dokumente einrichten

TEILEN MIT REGELN

Bei der Freigabe von Online-Daten nach festen Regeln stehen dir eine Vielzahl an Alternativen zur Verfügung. Im Sinne der Datensicherheit ist es sogar von Vorteil, wenn du dir dein eigenes Regelwerk ausdenkst. Dabei empfehlen wir, diesen drei grundlegenden Schritten zu folgen:

Du erstellst und strukturierst die Daten zur Freigabe in deinem Online Safe. Das heißt, du richtest z.B. dein Online-Inventar ein, oder Auflistungen deiner Finanzen und Besitztümer. Auch deine Anleitung zu den „Dingen, um die nur du dich kümmerst“ oder deine Verfügungen und Botschaften an Angehörige kommen in den Safe.

Im nächsten Schritt überlegst du dir, welche Daten du mit wem zu welchem Zeitpunkt teilen möchtest und generierst die Zugangslinks zu den entsprechenden Verzeichnissen oder Dateien in deiner Online-Cloud. Eine Anleitung hierzu findest du unter „Datenfreigabe in Online-Clouds“ weiter unten auf dieser Seite. Die Aufteilung deiner generierten Freigaben notierst du in einem separaten Dokument, z.B. der „Vorlage für Erteilte Freigaben“ aus der keeyper Toolbox.

Nun überlegst du dir, wie und wann du deine Freigabelinks verteilst. Dies kannst du prinzipiell online als auch offline machen und deiner Phantasie sind dabei keine Grenzen gesetzt, sofern du darauf achtest, dass die Zugänge zum richtigen Zeitpunkt zugestellt oder aufgefunden und richtig interpretiert werden. Ideen hierzu findest du im nächsten Abschnitt „Gezielte Freigaben erteilen“ sowie in der keeyper Community.

Gezielte Freigabe von Daten einrichten

Die bestgemeinte zeit- oder anlassgesteuerte Online-Vorsorge hilft wenig, wenn die Zielpersonen darauf nicht zum angedachten Zeitpunkt zugreifen können – oder schon vorher. Daher solltest du dir einen für deine persönliche Situation passenden Freigabemechanismus ausdenken. Dieser könnte ganz klassisch auf einem Blatt Papier aufgebaut sein, oder komplexere Abläufe beinhalten, bis hin zu einem automatisierten Online-Skript, welches regelmäßig deine Reaktionsfähigkeit prüft und im Ernstfall auslöst. Hier ein paar Anregungen:

Gezielte Freigabe Offline einrichtenDeine Daten auf klassische Weise teilen, mit Hilfe von Papier und Stift

Ausdrucken und Übergeben: Drucke den Freigabelink oder die Zugriffsinformationen aus und übergebe oder sende sie per Post an die gewünschten Personen zusammen mit der Anleitung, diesen erst in dem von definierten Fall (Verhindert, Verschollen, Verstorben, ...) zu öffnen.
Aufteilen: Eine clevere Variante der vorherigen Method, angelehnt an die moderne E-Mail-Verschlüsselung: du teilst den Zuganslink in mehrere Teile auf, übergibts den ersten Teil an deine Zielperson (z.B. einen Angehörigen) und den zweiten Teil an eine zweite Person deines Vertrauens (z.B. einen guten Freund), zusammen mit der Anweisung, unter welchen Umständen sie ihre Teile zusammenlegen sollen. Diese Methode bietet viele Vorteile, da sie sowohl das Erinnern an deine Nachricht wie auch das Vertrauensbruch-Risiko auf mehrere Personen verteilt. Will heißen: auch wenn eine Person vergisst, den Brief von dir erhalten zu haben, wird sie die andere Person sicherlich daran erinnern. Gleichzeitig kann keiner der beiden Personen etwas mit dem Link anfangen ohne über die andere Hälfte zu verfügen. Um das Verlustrisiko zu minimieren, empfiehlt es sich, die Link-Hälften zusätzlich zum Brief auch per E-Mail an die Empfänger (es können theoretisch beliebig viele sein, aber 2-3 sind sicherlich das optimale Maß) zu senden.
Verstecken: Überlege dir ein Versteck, dass nur die Personen deines Vertrauen kenne oder leicht finden würden und deponiere hier die Anleitung zum Zugang zu deinem Inventar bzw. deinem Online-Safe. Diese "Piratenschatz"-Variante hat den großen Nachteil, dass deine Zielperson wissen muss, wo sie suchen muss und daran an auch im richtigen Moment denken muss. Im schlimmsten Fall bleibt deine Botschaft auf ewig verschollen. Es gibt sicherlich Methoden mit geringerem Risiko.
Audio- oder Videonachrichten: Erstelle eine Audio- oder Videonachricht, in der du die Zugriffsinformationen präsentierst, und sende sie per Messanger/E-Mail oder offline per USB-Stick oder DVD.
QR-Code: Erstelle einen QR-Code aus dem Freigabelink oder den Zugriffsinformationen und drucke ihn aus. Die Personen können den QR-Code scannen, um den Link zu öffnen. Diese Methode klingt zwar modern, ist aber eher umständlich ohne dabei echte Vorteile zu bieten.

Achtung: Das Offline-Teilen von Links oder Zugriffsinformationen birgt potenzielle Sicherheitsrisiken, insbesondere wenn diese Informationen in die falschen Hände geraten. Achte also darauf, die physischen Kopien oder Informationen sicher aufzubewahren und sicherzustellen, dass sie nur von den beabsichtigten Empfängern empfangen und verwendet werden.

Gezielte Freigabe Online einrichtenTips und Tricks um deine Daten gezielt online zu teilen

Standardfunktion der Cloud nutzen:
Fast alle großen Cloudanbieter bieten inzwischen Funktionen an, die es Nutzern ermöglichen, in bestimmten Situationen, wie zum Beispiel im Falle des Verschwindens, eine Freigabe von Online-Daten für die dort gespeicherten Daten mit vorher ausgewählten Personen einzurichten. Diese Funktionen heißen "Notfallzugang", "Digitales Erbe", "Datenfreigabe im Todesfall", usw., sie werden im Abschnitt "Datenfreigabe in Online-Clouds" detailliert beschrieben. Allen gemein ist eine gewisse Bürokratie bei der Freigabe von Online-Daten. Zum Teil müssen Sterbeurkunden vorgelegt werden und relativ lange Wartezeiten in Kauf genommen werden. Wenn du den Prozess selber kontrollieren möchtest, gibt es flexiblere Alternativen in Eigenbau.
Aufteilen:
Du teilst jeden deiner zu vergebenene Zugangslinks in mehrere Teile auf, übergibts den ersten Teil an deine Zielperson (z.B. einen Angehörigen) und den zweiten Teil an eine zweite Person deines Vertrauens (z.B. einen guten Freund), zusammen mit der Anweisung, unter welchen Umständen sie ihre Teile zusammenlegen sollen. Diese Methode bietet viele Vorteile, da sie sowohl das Erinnern an deine Nachricht wie auch das Vertrauensbruch-Risiko auf mehrere Personen verteilt. Will heißen: auch wenn eine Person vergisst, den Link und die Instruktionen von dir erhalten zu haben, wird sie die andere Person sicherlich daran erinnern. Gleichzeitig kann keiner der beiden Personen etwas mit dem Link anfangen ohne über die andere Hälfte zu verfügen. Um das Verlustrisiko zu minimieren, empfiehlt es sich, die Link-Hälften zusätzlich zur E-Mail auch als ausgedruckten Brief an die Empfänger (es können theoretisch beliebig viele sein, aber 2-3 sind sicherlich das optimale Maß) zu senden.
Regelmäßiger Reaktionscheck mit automatisiertem E-Mail Versand im Eintrittsfall:
Ein zentrales Problem bei der Vererbung digitaler Zugangsrechte ist, dass man bis zum Eintrittsfall noch selbst Herr über die eigenen Daten sein möchte und diese erst dann - möglichst nahtlos - an Angehörige oder andere Vertrauenspersonen übergeben möchte. Leider ist in vielen Fällen (z.B. plötzliche Krankheit oder Unfall) genau dies nicht möglich, zumindest nicht ohne sich dafür entsprechenden Bezahldiensten anzuvertrauen. Eine kostenlose Alternative aus der keeyper-Toolbox ist der sogenannte "Dead man switch" im Eigenbau: in selbst gewählten Abständen schickst du dir selbst eine automatisierte E-Mail, diese musst du öffnen um dem System zu signalisieren, dass du noch "einsatzfähig" bist. Öffnest du die Mail nicht, erfolgt eine Reihe an Erinnerungen bis hin zu einer finalen Aufforderung zum reagieren. Kommst du auch dieser nicht nach, setzt sich ein Prozess in Gang, in dem die von dir im Vorfeld ausgewählten Personen Nachrichten und eine Freigabe von Online-Daten auf die von dir gewünschten Bereiche deiner Cloud (z.B. deinen Inventar) bekommen. Wie du dir selber solch einen Automatismus baust, erfährst du in dieser Anleitung: Was macht ein “dead man switch”?
Kommerzielle Anbieter:
Alternativ zu den hier vorgestellten kostenlosen Datenmanagement-Methoden, finden sich am Markt auch diverse Anbieter für digitale Vorsorge und zur vorher festgelegten Freigabe von Online-Daten, z.B. lasthello.de, securesafe.com oder memoresa.de. Diese Angebote enthalten oft auch einen eigenen "Online-Safe", der zu bestimmten Momenten an von dir im Vorfeld genannten Personen gegeben wird. Neben den anfallenden Kosten solltest du dir bewusst sein, dass du deine Daten hierbei an einen weiteren Dienstleister gibst und sie auch dort aktuell halten musst. Das praktische an der keeyper- Methode hingegen ist, dass alle deine Daten in der bereits von dir genutzten Online-Cloud bleiben, du sie auch direkt dort nutzts und aktuell hältst und sie auch dort im Ernstfall vererbst.

DATENSCHUTZ

Die richtige Balance aus Vorsorge und Datenschutz finden

Die Entscheidung, Freigabe von Online-Daten einzurichten, ist eine komplexe Abwägung von Risiken, die es zu beachten gilt. Zum einen möchtest du sicherstellen, dass wichtige Daten verfügbar sind, wenn schnelles Handeln erforderlich ist. Gleichzeitig solltest du im Auge behalten, dass besonders digital erteilte Freigaben (z.B. auf einem Ordner oder Laufwerk) oftmals auch gelten, wenn du neue Inhalte hinzufügst oder den ursprünglichen Charakter der Inhalte veränderst. Letztlich erstellst du diese Regeln heute für einen Fall, der hoffentlich nie eintreten wird, und du dich in ein paare Monaten sicherlich gar nicht mehr erinnerst, wem genau du Zugriff auf was genau eingerichtet hast und mit welchen Regeln. Daher solltest du dir in jedem Fall ein Dokument anlegen, in dem du deine Freigaben und die Details dazu festhältst. Eine Vorlage hierfür findest du natürlich in der keeyper Toolbox.

Vorlage herunterladen Google Sheet Doc

Ein Beispiel für die diversen Stolperfallen bei der vorsorglichen Freigabe von Online-Daten
Stell dir vor, du hast einen Ordner “Immobilien” in dem du die Daten für ein kürzlich mit Freunden zusammen gekauftes Ferienhaus ablegst. Der Fairness halber willst du deinen Freunden für Notfälle Zugang zu den darin gespeicherten Daten geben und legst entsprechende Freigaben und Regeln an. Ein paar Jahre später erwirbst du ein Eigenheim für deine Familie und dich. Der bestehenden Logik folgend, erstellst du einen Unterordner “Eigenheim” in “Immobilien” und gibst diesen für deine Familie frei. Aber Achtung! Als Unterordner “Immobilien” vererben sich auch die Zugriffsrechte dessen Berechtigungen. Folglich werden auch deine Freunde automatisch mit Zugriff auf diesen neuen Unterordner bekommen. Richtig wäre in diesem Fall, separate Ordner für “Ferienhaus” und “Eigenheim” zu schaffen und die Zugriffsrechte entsprechend zu setzen.

EINFACHE DATENFREIGABE

Datenfreigabe in Online-Clouds

Die meisten Online-Plattformen bieten verschiedene unkomplizierte Möglichkeiten zur Freigabe von Online-Daten an. Oft haben sie auch schon einen Prozess zur Vererbung von Nutzerdaten eingebaut. Hier ein detaillierter Blick auf den Prozess der Freigabe von Online-Daten – entweder als ganze Ordner oder einzelne Dateien – sowie zur Nachlassregelung in einigen der gängigen Online-Clouds.

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