Unfall, Krankheit, Entführung oder gar Tod stellen Angehörige nicht nur emotional, sondern auch organisatorisch vor enorme Herausforderungen. In Familien sind Aufgaben oft klar verteilt, aber dies schafft auch eine Abhängigkeit von Inselwissen. Um in Krisensituationen vorbereitet zu sein, ist es entscheidend, die Dinge, um die nur du dich kümmerst, sorgfältig zu dokumentieren und regelmäßig zu aktualisieren. Dieser Artikel bietet praktische Anleitungen und wertvolle Hinweise, um deine Aufgaben zu identifizieren, zu dokumentieren und im Notfall für deine Angehörigen zugänglich zu machen.
Finde und dokumentiere dein “Inselwissen"
Die Aufgabenteilung in Familien hängt von vielen Faktoren ab, wie z.B. den individuellen Fähigkeiten, Vorlieben, Arbeitszeiten und anderen Verpflichtungen jedes Familienmitglieds. In einigen Familien kann es zu einer klassisch traditionellen Rollenaufteilung und des damit einhergehenden Inselwissens kommen, in anderen werden Aufgaben gemeinsam auf alle Familienmitglieder verteilt. Einige Familien entscheiden sich auch dafür, bestimmte Aufgaben an externe Dienstleister zu übertragen. Letztendlich hängt die Aufgabenteilung von den Bedürfnissen und Wünschen jeder Familie ab. In jedem Fall empfiehlt es sich, die Aufgaben und alle dazugehörigen Informationen zentral und transparent zu dokumentieren, für den Fall, dass die dafür zuständige Person verhindert oder nicht mehr verfügbar ist.
Was würde passieren, wenn du plötzlich verhindert wärst?
Planung und Koordination von Terminen, Verwaltung des Haushaltsbudgets, Zahlung von Rechnungen, Überwachung der Finanzen, Management von Fahrzeugen, Computern, oder Reparaturen und Renovierungen im Haushalt … Es gibt verschiedene administrative Aufgaben, für die typischerweise nur eine Person im Haushalt die Verantwortung übernimmt. Überlege bitte für einen Moment: Um welche Dinge in deinem Haushalt, deiner Familie, deiner Firma, usw. kümmerst nur du dich? Und was würde passieren, wenn du es plötzlich nicht mehr tätest? Würden deine Familienangehörigen, Freunde, Mitarbeiter oder Kollegen wissen, was zu tun ist- oder würde alles im Chaos versinken? Diese Anleitung wird dir dabei helfen, dieses Inselwissen aufzuspüren und wie du entsprechende Anweisungen und Hilfestellungen geordnet und vollständig dokumentierst.
Beschreibung von Inselwissen-Aufgaben
Aufgabenfelder, die häufig von einer (und nur einer) spezifischen Person übernommen werden, sind:
Behördliches
Hierzu zählt zB die Korrespondenz mit Behörden, Erstellung und Aktualisierung von Dokumenten wie Reisepässen und Ausweisen, Überwachung von Fristen und Anforderungen, aber auch die Übersicht über erhaltene Leistungen wie Kinderbetreuung, Kindergeld, Sozialhilfen oder anderen Finanzleistungen.
Relevante Fragen:
Wann laufen welche Dokumente ab, welche Behördensachen stehen an ist bedürfen einer regelmäßigen Aufmerksamkeit?
Hierzu sollte am besten ein schriftliches (digitales) Dokument angelegt werden, in dem der Status und die anstehenden Aufgaben erfasst sind. Dieses Dokument zu deinem Inselwissen solltest du zusammen mit deinen anderen digitalen Dokumenten und deinem keeyper- Inventar in deiner privaten online Cloud ablegen. Eine Anleitung hierzu findest du in der keeyper toolbox.
Fahrzeuge:
Verwaltung von Fahrzeugregistrierungen, Wartung und Reparaturen, Überwachung von Versicherungen etc.
Relevante Fragen:
Neben finanziellen Fragen (Kredit, Leasing, Versicherung,…), die du evtl. bereits in einem anderen Zusammenhang erfasst hast, stellen sich hier auch ganz pragmatische Fragen wie „wo sind die Winterreifen gelagert und wann werden sie gewechselt“? Auch Angaben zur Werkstatt deines Vertrauens, durchgeführte Reparaturen, oder der Lagerort des Schlüssels zur Dachbox könnten hierbei relevant sein.
Vermögensverwaltung:
Die Person, die für die Vermögensverwaltung im Haushalt verantwortlich ist, sorgt für die Überwachung von Investitionen, verwaltet das Vermögen und plant für die finanzielle Zukunft der Familie. Vermögenswerte könnten z.B. Immobilien, Investitionen und Rentenkonten, Aktienfonds, Darlehen oder Einnahmen aus Vermietungen sein.
Relevante Fragen:
Welche Vermögenswerte gibt es, bei welchen Instituten und mit welchem Stand? Da diese Fragen auch bei der korrekten Abwicklung einer eventuellen Erbschaft/Nachlasses relevant sind, empfiehlt es sich sehr hier eine volle Übersicht aller Vermögenswerte aufzustellen und auch die Zugangangsdaten und Konditionen sicher abzulegen. Mit dem Inventar aus der keeyper toolbox lässt sich solch eine Übersicht einfach und komplett erstellen.
Tägliche Finanzen:
Die Person, die für die Finanzen im Haushalt verantwortlich ist, plant das Budget, überwacht die Einnahmen und Ausgaben, zahlt Rechnungen und verwaltet Konten.
Relevante Fragen:
Oft führen hier vor allem Aspekte zur aktuellen Finanzsituation zu Problemen: gibt es offene Rechnungen zu begleichen, welche Konten gibt es (bei welchen Anbietern), welche Versicherungen oder Abonnements bestehen und welche Kosten oder Abbuchungen sind damit verbunden und mit welcher (ggf. regelmäßigen) Fälligkeit. Auch hier empfiehlt es sich, eine volle Übersicht aller Verträge und Abonnements aufzustellen, damit diese schnell und vollständig zu finden sind und bei Bedarf eine rechtzeitige Kündigung eingeleitet werden kann. Mit dem Inventar aus der keeyper toolbox lässt sich solch eine Übersicht einfach und komplett erstellen und auch entsprechende Erinnerungen zur Kündigung von Abonnements und Verträgen. In der toolbox findet sich auch ein Leitfaden zur Digitalisierung von Korrespondenzen, z.B. mit Vertragspartnern, Finanzamt und Institutionen.
Tipp:
Orientiere dich bei der Identifizierung deiner wichtigsten Inselwissen-Aufgaben und Verantwortungen auch am kostenlosen Inventar aus der keeyper Toolbox. In seinen über 175 Kategorien finden sich alle nur denkbaren Bereiche deines Lebens, zu denen du Inselwissen und Aufgaben angehäuft haben könntest.
Hausstand:
Oft ist es nur eine Person, die für das Management des Hausstands verantwortlich ist. Sie kümmert sich z.B. um die Reparatur und Wartung von Geräten und Einrichtungen im Haushalt und Garten und ist für die Planung und Durchführung von Wartungen und Renovierungsprojekten verantwortlich. Auch für die Verwaltung von Mietverträgen, Hauswartung und Reparaturen, Überwachung von Versicherungen und Steuern, etc. häuft sich oft Inselwissen bei einer einzigen Person an.
Relevante Fragen:
Wann sind Inspektionen z.B. der Gastherme, Klimaanlage, Wasseraufbereitung oder der Strominstallation vorgesehen und welche Firma übernimmt diese? Welche Firma (oder welche Person) kümmert sich um den Garten oder kleine Renovierungen im Haushalt? Gibt es dazu Verträge oder Abmachungen?
Technologie:
Die Person, die für die Technologie im Haushalt verantwortlich ist, kümmert sich z.B.
um die Verwaltung von Geräten und Systemen im Haushalt wie Internet, (Mobil-) Telefone, Tablets & Computer, Alarmanlagen oder Garagentore. Im Grunde fällt alles, was mit dem Betrieb, Wartung und der Sicherheit von Gerätschaften und Netzwerken zu tun hat in den Verantwortungsbereich. Und da in der heutigen Welt immer mehr Dinge digital geschehen, wird dieser Bereich zunehmend relevanter und daher auch anfälliger für „Inselwissen“.
Relevante Fragen:
An erster Stelle stehen hier sicherlich Zugangsdaten zu den im Haushalt verwendeten elektronischen Geräten, der Konfigurierung des WLAN Routers (hier sind Zugangsdaten und Passwort öfters gerne Inselwissen) oder des im Haushalt verwendeten WIFI-Passworts.
Auch Fragen nach den PIN und PUK Nummern von Mobiltelefonen, Windows-Passwörtern bis hin zu Banking-Logins liegen oft im Bereich dieser einer Person. Zum Glück lässt sich hier mit nur ein klein bisschen Disziplin und Selbstorganisation in wenigen Schritten ein Inventar aller wichtigen Informationen aussetzen, die keeyper toolbox bietet hierzu alles nötige und einen begleiteten Prozess um nichts zu vergessen. Der große Vorteil: Das Inventar dient neben der Absicherung im Ernstfall auch als praktische Alltagshilfe für alle Mitglieder des Haushalts.
Wie und wo sollten die Anleitungen abgelegt sein?
Im Grunde hängt dies damit zusammen, welche Art von Aufgaben und Informationen du dokumentieren möchtest. Wie in den oberen Abschnitten beschrieben, hilft bei vielen Aspekten ein gut geführtes Online-Inventar weiter. Wie du dies erstellen kannst, wird in der keeyper Toolbox ausführlich beschrieben. Für generelle Anleitungen kann ein separates Dokument in deinem online Safe eine sichere und leicht aktualisierbare Lösung sein. Auf Wunsch könntest du einen Ausdruck dieses Dokuments mit in deine Notfallmappe legen, damit es auf jeden Fall Beachtung findet.
Nicht vergessen: Aufgaben mit Inselwissen regelmäßig aktualisieren!
Eine Auflistung der eigenen Aufgaben ist immer nur so gut, wie sie aktuell ist. Auch wenn es lästig ist, solltest du daher auf eine regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung achten. Am besten funktioniert dies mit einer wiederkehrenden Erinnerung bzw. Aufgabe in der Kalenderapp deiner Wahl. Hierbei empfiehlt es sich eher, einen Kalender bei deinem privaten Mailanbieter ( z.B. Google, Apple oder Web.de) zu nutzen und nicht den deiner Arbeit, da diese Einträge in der Regel nach einem Arbeitgeberwechsel weg sind. Alternativ hierzu findest du ein Dashboard deiner wichtigsten Dokumente und das dazu passende Script zur automatischen Erinnerung zur Datenaktualisierung in der kostenlosen keeyper-Toolbox.
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