Das keeyper Dokumenten-Dashboard ist der Schlüssel um deine Dokumente digital zu verwalten und zur effizienten Organisation deiner digitalen Welt. Dieser Artikel zeigt dir, wie du dieses Dashboard erstellst und nutzt – den zentralen Ort, an dem du deine Dokumente digital verwaltest und die Kontrolle über all deine persönlichen Dokumente und Informationen behältst.
Dokumente digital verwalten: Ein Dashboard deiner wichtigsten Dokumente
Du hast die keeyper Toolbox genutzt, um dir dein eigenes, maßgeschneidertes Ecosystem zu schaffen. In diesem persönlichen Universum kombinierst du verschiedene Bausteine, um eine flexible, sichere und einzigartige digitale Umgebung zu gestalten. Jetzt ist es Zeit, diese Dokumente effizient digital zu verwalten und deinem digitalen Leben eine zentrale Anlaufstelle zu geben – dein persönliches Dashboard.
Warum ist das Dashboard so entscheidend?
Die keeyper Toolbox bietet dir ein breites Spektrum an Dingen , die du in dein digitalen Safe und im Online-Inventar verwalten kannst – von Finanzen und Verträgen über Alltags-Daten & Dokumente, bis hin zu Vorsorge und Nachlassthemen. Aus diesem Sammelsurium an Vorlagen und Anleitungen wählst du die für dich relevanten Bausteine aus und bildest daraus dein eigenes “Ecosystem“. Nun brauchst du einen Ort, an dem du die Übersicht deiner gewählten Bausteine bündelst und alle Dokumente digital verwaltest. Hier kommt dein Dokumenten-Dashboard ins Spiel. Dein Dashboard ist ein Spiegelbild deiner aktuellen Bedürfnisse: Hier trägst du eine Übersicht über die von dir gewählten Bausteine ein, und bestimmst auch, in welchem Zyklus die einzelnen Dokumente und Dateien aktualisiert werden sollen. Das gibt dir nicht nur die Kontrolle über deine Informationen, sondern stellt sicher, dass alles stets auf dem neuesten Stand ist.
Die Bausteine der keeyper-Toolbox, zur freien Kombination in deinem Online-Safe
Das Dokumenten-Dashboard als deine persönliche Schaltzentrale
In deinem Online-Safe kannst du viele verschiedene Arten von Dokumenten speichern – Dinge wie Verträge, Notfallinformationen, Finanzübersichten und mehr. Das Dokumenten-Dashboard ist dabei der zentrale Ort, an dem du die von dir gewählten Bausteine der keeper-Toolbox verwaltest und steuerst. Du entscheidest, welche Tools für dich relevant sind und wie sie in deinem Dashboard angeordnet werden sollen.
Dein digitaler Tresor, deine Regeln
Bei der Auswahl und Einrichtung deines Online-Dashboards steht keeyper als dein digitaler Coach bereit. Wir unterstützen dich dabei, deine Dokumente zu organisieren, digital zu verwalten und sie stets auf dem neuesten Stand zu halten. Wir haben aber weder den Schlüssel noch Einsicht auf deinen digitalen Tresor und deine privaten Daten darin. Die Kontrolle bleibt immer in deiner Hand und deine Privatsphäre bleibt geschützt.
Gratis-Vorlage für dein Dokumenten-Dashboard
In unsere kostenlose Dashboard-Vorlage trägst die von dir gewählten keeyper-Bausteine einfach ein.
Dokumenten-Dashboard
In dieser google Tabelle kannst du ein Beispiel-Dashboard mit echten Daten ausprobieren und dir selber ein Bild der Funktionen und Vorteile machen.
Wie erstellst du dein persönliches Dashboard?
Dein Dashboard spiegelt deine individuellen Bedürfnisse wider. Du bestimmst, welche Elemente du integrierst und wie du sie organisierst. Dafür solltest du dich an diesen Schritten orientieren um deine Dokumente digital zu verwalten:
Schritt 1: Plattform wählen
Prinzipiell kannst du dein Dashboard in jeder dir beliebigen Form machen, sogar auf einem Blatt Papier. Da du deine Online-Safe aber bereits in einer Cloud angelegt hast, empfiehlt es sich, auch das Dashboard digital anzulegen, am besten in der Cloud deiner Wahl, die du sicherlich bereits für dein Online-Inventar und deinen Online-Safe nutzt. Hier findest du Vorlagen für die beiden gängigsten Formate, Excel und Google Docs:
Schritt 2: Bausteine auswählen:
Überlege, welche Informationen für dich wichtig sind. Wähle aus den verschiedenen Elementen der keeyper Toolbox, darunter Verträge, wichtige Dokumente, digitale Nachlassplanung und mehr. Hier eine Auswahl, verlinkt zu den jeweiligen Anleitungen:
- Wichtige digitalisierte Dokumente im Online-Safe
- Inventar an Eigentum & Wertgegenständen
- Freigaben und Aktivierungsregeln für dein Online-Inventar
- Notfallmappe mit persönlichen Urkunden und Verträgen
- Finanzübersicht
- Übersicht über Verträge und Mitgliedschaften
- Aktuelle Werte von Investments & Versicherungen
- Verfügungen
- Erteilte Vollmachten
- Eingerichtete Vererbung von Online-Nutzerkonten
- Testament und letzter Wille
- Videotestament
- Abschiedsbotschaften
- Dokumentation des persönlichen „Inselwissens“
Eine Komplette Übersicht und Hilfe zur Auswahl der für dich relevanten toolbox-Bausteine findest du in deinem persönlichem Konfigurator.
Natürlich decken unsere Anleitung und Vorlagen nur die gängigen Fälle ab. Du solltest dir daher überlegen, ob du noch eigene Bausteine hinzufügen willst, die deinen speziellen Bedarf abdecken. In der keeyper-Community findest du im Forum Bausteine des Digitalen Safes zusätzliche Inspiration und Hilfe.
Tipp:
Orientiere dich bei der Identifizierung deiner wichtigsten Aufgaben und Verantwortungen auch am kostenlosen Inventar aus der keeyper Toolbox. In seinen über 175 Kategorien finden sich alle nur denkbaren Bereiche deines Lebens, zu denen du eventuell Dokumente, Übersichten oder Anweisungen in deinem Online-Safe anlegen und verwalten möchtest.
Schritt 3: Elemente im Dashboard anlegen
Nachdem du deine toolbox-Elemente ausgewählt hast, legst du sie in deinem Dashboard an, zusammen mit den entsprechenden Links oder Referenzen zu dem jeweiligen Lagerort. Anschließend legst du fest, wie oft du die einzelnen Dokumente oder Daten auf Aktualität und Vollständig prüfen willst. Dafür hält das Dashboard die Spalten Aktualisierungszyklus (Monate), Letzte Aktualisierung und Nächste Aktualisierung vor, verbunden mit Formeln, um dir automatisch die nächsten Aktualisierungstermine zu berechnen.
Dokumente digital verwalten, mit dem Dokumenten-Dashboard
Schritt 4: Regelmäßige Aktualisierung
Die regelmäßige Aktualisierung deines Online-Safe mit der keeyper Toolbox und dem automatisierten Erinnerungsskript ist der Schlüssel zur Sicherheit und Aktualität deiner persönlichen Dokumente und Daten. Das ist wichtig, denn deine Dokumente und Inhalte können schnell veraltet werden. Zum Beispiel kann sich deine Finanzsituation ändern, wenn du Investments Umschichtest, du kannst neue Verträge abgeschlossen oder deine Meinungen zu Verfügungen und Testament geändert haben.
Eine immer aktuelle Dokumentation zu diesen und anderen Themen wird dir im täglichen Leben eine Stütze sein und auch deinen Hinterbliebenen die Orientierung erleichtern, falls dir etwas zustößt.
Du solltest dir daher selber regelmäßige Reminder setzte um das Dashboard auf Aktualität zu prüfen. Kalendereinträge, Erinnerungs-Apps und schriftliche Notizen sind übliche Ansätze, allerdings können diese Methoden oft unzuverlässig sein, da sie leicht übersehen oder vernachlässigt werden können.
Auf Wunsch kannst du dich auch automatisch per E-Mail an die Datenaktualisierung erinnern lassen (funktioniert mit Google Apps Script). Damit erhältst du automatische Erinnerungen für jeden Baustein, den du in dein Dashboard integriert hast.
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